发传真，开机后先放好底稿，通常是有字的一面朝下放，用电话机或传真机上的按键拨对方的传真机号。对方如是人工的，叫对方开机并按启动钮发应答信号。听到对方应答叫声后，按发送键，传真就自动发出了。接收传真简单，假如放在“自动答”，只要对方拨进来，就自己接收了；如是在手动位置，铃响后按一下启动钮就应答了。

首先，接收传真，只要给个信号就可以挂电话啦;其次，“自动接收”键，是说您的传真机只是用来单纯的收发传真，那么就按一下，设置几声响铃后自动接收传真，你就不用接电话按开始键给信号了;还有就是，“手工接收”键，对于正在使用普通传真机的用户来说，这是个不可缺少的键，现在有大量开发票、烟酒的使用传真推广，把传真机调到“手工接收”档，来了传真，不是自己的客户就不用给客户。不过，我推荐大家使用新一代的数码传真机，收发传真直接在电脑上操作，签字盖章也可轻松实现，防止了大量纸张、碳粉等耗材的浪费，云南也有这款产品，百度一下云南数码传真机就可以出来了!

它的工作原理是使用互联网发传真，可以节省电话费。它有三种工作模式：使用IP地址从传真机发送到传真机，使用电子邮件地址从传真机发送到传真机，和作为电子邮件附件发送传真。传真是facsimile(fax)的译名,本意是"按原稿进行摹写,复印".传真是把记录在纸上的文字,图表,图像等通过扫描从发送端传输出去,再在接收端的记录纸上重现的通信手段.也就是说,传真通信实际是一种传送静止图像的"记录通信",有人把它称为"远程复印".